Eerder deze zomer spraken we met Deborah Ghisolfi, CEO van Agile Marketing Italia. Tijdens dit interview hadden we het over agile visualisation en hoe agile organisaties kunnen profiteren van een visuele aanpak. Als agile professional met een passie voor zowel agility als visualisatie zal Deborah tijdens het komende eXperience Agile Lisbon event (29-30 september) een cursus Visual Thinking geven voor agile marketeers. In dit tweede interview deelt Deborah haar visie op Visual Thinking en legt ze uit hoe een visuele aanpak haar als trainer ondersteunt.
Visual Thinking is een techniek om gedachten, ideeën en concepten te organiseren door middel van beelden, ter ondersteuning van een leerproces of een probleemoplossend proces. In de loop van de tijd hebben beelden een hoofdrol gekregen in communicatiestroom. In feite kunnen we met beelden het volgende:
Met Visual Thinking worden de stappen bepaald waarmee het einddoel wordt bereikt en vervolgens de resultaten te structureren. Het is belangrijk dat alle teamleden bekend zijn met de gewenste uitkomsten. Anders worden mijlpalen niet meer dan een datum.
De mogelijkheid om het hele proces te monitoren in een transparante visualisatie, leidt tot vertrouwen binnen het team. Dit monitoren van het proces is erg belangrijk. Je begint bijvoorbeeld in november met het organiseren van een marketingcampagne. Dit op basis van een “buyer persona”. Maar dit betekent niet dat deze persona volgend jaar, in mei of juni, hetzelfde is. Daarom is het zo belangrijk om het proces te visualiseren en te beoordelen. Zo kan Visual Thinking gebruikt worden als projectmanagementtool, maar ook om nieuwe ideeën te genereren.
Bent u het ermee eens dat het samenvatten van wat er tijdens een vergadering is besproken, van groot belang is? Belangrijke informatie moet worden benadrukt en de inhoud moet zo worden gestructureerd dat de aanwezigen een snel overzicht hebben en gemakkelijk gedetailleerde informatie kunnen identificeren. Wat echter vaak gebeurt, is dat bijvoorbeeld een marketingstrategie wordt uitgelegd door veel PowerPoint-dia's en Excel-sheets. Eerlijk gezegd vraag ik me af hoe de deelnemers de informatie kunnen selecteren die nodig is om beslissingen te nemen in een weergave als deze. Hoe kunnen ze prioriteiten stellen en bepalen welke metingen nodig zijn om te weten te komen waar ze naartoe gaan? En dit is waar Visual Thinking om de hoek komt kijken. Verschillende visualisatietechnieken, zoals een design thinking canvas, visuele samenvattingen in sketchnote of structuren georganiseerd in mental maps, maken het mogelijk om ideeën, concepten, projecten en workflows weer te geven om bijvoorbeeld een marketingstrategie te ondersteunen en te definiëren.
Het nemen van beslissingen wordt sneller en transparanter als alle informatie georganiseerd weergegeven en voor iedereen zichtbaar is. Bedrijven kunnen complexe projecten beheren zonder het einddoel en de voortgang uit het oog te verliezen. Elke vergadering, of het nu gaat om informatiedeling, besluitvorming, creativiteit of coördinatie, wordt bij het gebruik van Visual Thinking boeiender en effectiever. Daarnaast verhoogt de participatie.
Visuele samenvattingen helpen om een project of een idee te presenteren, te verduidelijken en informatie horizontaal te delen. Wanneer bij brainstormsessies het resultaat wordt gevisualiseerd en georganiseerd in mindmaps, dan wordt het makkelijker om, in een volgende fase, ideeën om te zetten in projecten. Zo helpt Visual Thinking bij creativiteit, presenteren, visualiseren, uitleggen, stimuleren of om effectiever beslissingen te nemen, zowel op individueel als op groepsniveau.
De belangrijkste les die ik de deelnemers wil geven, is dat niets statisch is in een agile omgeving. Als plannen niet passen bij de behoeften van de klant en de gewenste resultaten, dan moeten ze veranderen. En er moet rekening gehouden worden met het feit dat er elke dag iets kan veranderen. Vooral in deze COVID-19-crisis, waarin we echt uitdagende VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity & Ambiguity) tijden doormaken, moeten we delen van onze activiteiten verplaatsen alsof het stukjes van een puzzel zijn en soms moeten we zelfs bepaalde stukjes weggooien.
Visualiseer uitdagingen, kansen, bedreigingen en onzekerheden. En als dit laat zien dat bepaalde aspecten zijn veranderd, wees dan niet bang om plannen te veranderen. Verander plannen mogelijk elke dag, maar gebruik daarbij visuele hulpmiddelen die kunnen helpen begrijpen waarom plannen moeten worden gewijzigd. Als je weet waarom je verandert, kunt je in uw gedachten een mechanisme creëren, een mentaliteit die verandering elke dag omarmt zonder angst. Uiteindelijk is het nemen van kleine, goede beslissingen elke dag beter dan het implementeren van een grote transformatie na 3 maanden.
Visuele communicatie kan mij helpen om te focussen, om op het pad te blijven, om focus te houden op leerresultaten en om te begrijpen hoe ik de zorgen of uitdagingen van deelnemers kan verkennen. Dus of ik nu werk in een offline of online sessie, visuele communicatie helpt me op twee manieren. Ten eerste helpt het me om me te concentreren op leerresultaten en ten tweede helpt het me om me te concentreren op de uitdagingen en de sterke punten van mijn deelnemers. Ik vind het leuk om de leerresultaten te visualiseren tijdens een trainingssessie, bijvoorbeeld door gebruik te maken van schetstechnieken. Dit geeft een samenvatting van wat we tijdens de sessie hebben gedaan. En als ik mensen uitnodig om hun feedback te geven met behulp van visuele communicatiemiddelen, zoals Magic-Chart notes, en ik zie dat mensen twijfelen of ze wel of niet een notitie met feedback op een bord moeten zetten of dat ze de 'juiste' feedback op de notitie hebben geschreven, dan weet ik als trainer dat ik hierop moet anticiperen en misschien dingen verder moet verduidelijken.
Als ik naar mijn trainingspraktijken kijk, dan hou ik van flexibele visuele communicatiematerialen, zoals de Magic-Charts, die voorzien kunnen worden van een canvas, zoals het lean canvas, buyer persona canvas of een “empathy map”.
Maar een 'wall of feedback' of 'retrospective wall' zou ook in mijn top 3 staan. Als feedbackwand geef ik de voorkeur aan een grote schrijfwand, waarop deelnemers aan een vergadering na afloop van de vergadering hun feedback kunnen delen. De teamleden kunnen worden uitgenodigd om aan te geven hoe tevreden ze waren tijdens een bepaalde sessie of vergadering, of wat hun gedachten zijn over een bepaald onderwerp of project. Vervolgens kunnen ze gevraagd worden om hun feedback op te schrijven op een Magic-Chart note om deze vervolgens op de feedbackwand te plakken. Wanneer je een Agile-transitie start, is het delen van feedback erg belangrijk. Ik beschouw feedback als een geschenk aan anderen, omdat je om hen geeft. En als teamleden elkaar feedback geven, luisteren ze beter naar elkaar.
Ja, absoluut! In een training zijn er introverte en extraverte mensen. Visuele communicatie kan helpen om introverte mensen meer te betrekken. “Dot voting” kan bijvoorbeeld gebruikt worden als een instrument om prioriteiten te stellen of om beslissingen te nemen over de volgende stappen in een project. In het geval dat “silent dot voting” wordt toegepast, is het makkelijker voor deelnemers, zelfs voor introverte deelnemers, om hun feedback te delen. Stilzwijgend brainstormen kan ook helpen wanneer mensen zich niet op hun gemak voelen om actief deel te nemen aan een sessie. In een stille brainstormsessie wordt de kernvraag of probleemstelling op papier op een centrale plaats gedeeld. In een volgende stap hebben we 30 minuten stilte, en wordt elke deelnemer uitgenodigd om zijn of haar gedachten in relatie tot het hoofdthema uit te drukken, in woord of beeld. Vervolgens verzamel ik alle feedback van de deelnemers, en maak ik er één groot beeld van, aan de muur of op een bord. Met deze stille brainstorm-methode kunnen zelfs de meest verlegen personen met de grootste ideeën komen.
Daarnaast is het zo dat wanneer ik tijdens een cursus gebruik maak van analoge visuele communicatiemiddelen, de deelnemers actiever zijn. Ik gebruik liever markers en een schrijfoppervlak tijdens een cursus, omdat dit dynamischer is. Wanneer je een sessie op afstand uitvoert, met behulp van een digitaal bord, is de energie heel anders. Er zijn digitale tools die in een remote sessie kunnen worden toegepast, tekentools, tools om een canvas te maken, digitale borden, maar er is een groot emotioneel verschil tussen fysiek en virtueel bewegen van “tegels” met ideeën.
