Agile werkwijzen zijn niet meer weg te denken. Het grote voordeel van agile werkmethoden is dat projecten worden opgedeeld in kleinere doelen en taken. Dit zorgt er voor dat complexe projecten behapbaar worden en dat er makkelijker op veranderingen tijdens het project kan worden ingespeeld.
Planning Poker Cards geven inzicht in de belasting die verschillende doelen en taken op de leden van een Agile team zullen hebben. Op een speelse en eenvoudige manier geeft elk teamlid zijn mening over de tijdsdruk van een doel of taak, zonder beïnvloed te worden door andere deelnemers. Het uiteindelijke doel is om een consensus te bereiken over hoeveel tijd er voor verschillende doelen en taken nodig is. Een goede bijkomstigheid is dat verschillen in opvattingen over werkdruk gelijk bespreekbaar gemaakt kunnen worden! Aan de hand van dit spel is het eenvoudiger om prioriteiten te stellen binnen een project.
Wat is er nodig voor een goed potje Planning Poker?
De deelnemers aan het project (met uiteenlopende disciplines). Het voordeel van Planning Poker is dat het inzicht oplevert in de tijdsdruk die projectleden met totaal verschillende functies ervaren. Dit zorgt voor meer begrip en vertrouwen binnen een team.
Elke deelnemer krijgt een set kaarten uit het spel. Elke set bestaat uit verschillende cijfers en symbolen. De cijfers staan voor de hoeveelheid inspanning die een taak nodig heeft voor dat deze voltooid is. Elke speler beschikt ook over één vraagtekenkaart en één koffiekaart. Het vraagteken kan worden gebruikt als de intensiteit van een taak niet duidelijk is. De koffiekaart kan worden gespeeld als de speler een korte pauze wil inlassen.
Een Whiteboard, een touchscreen of misschien wel een Magic-Chart kan worden gebruikt om de uitkomst per taak te noteren. Het voordeel van een groot en uitwisbaar schrijfoppervlak is dat elke speler duidelijk kan zien wat de uitkomsten zijn die zijn besproken. Uiteraard is het ook handig om aan het einde van het spel alle taken eenvoudig in de gewenste volgorde te kunnen zetten.
Eén persoon zorgt ervoor dat de verschillende taken concreet worden uitgelegd zodat er geen misverstanden ontstaan tijdens het inleggen van de kaarten. Zodra de kaarten op tafel liggen zorgt hij of zij ervoor dat de discussie in goede banen wordt geleid.
Om de discussies efficiënt te houden kan er een timer worden ingezet. Er kan een vaste tijd voor elke discussie (en pauze) worden afgesproken. Een andere mogelijkheid is dat de dealer/moderator de timer start om een discussie te beëindigen en door te gaan naar de volgende ronde.
Het spelverloop:
1. De dealer/moderator legt de taak in het kort uit en beantwoord eventuele vragen.
2. De spelers selecteren ieder (zonder overleg!) de kaart die voor hen de inspanning weergeeft.
3. De gekozen kaarten worden gesloten (met de afbeelding naar beneden) op tafel gelegd.
4. De spelers draaien ieder tegelijk de kaarten om.
5. Bij een groot verschil lichten de spelers met de laagste en hoogste getallen hun keuzen toe.
6. De discussie is afgelopen wanneer de afgesproken tijd is verstreken.
7. Dit proces (stap 2 tot 6) herhaalt zich tot er een consensus is over de intensiteit van de taak.
8. De dealer/moderator noteert het resultaat en het spel begint opnieuw met een nieuwe taak.
*Elke kaart wordt per taak een keer gebruikt. Bij het spelen van de koffiekaart wordt er een korte pauze ingelast. Het spel is afgelopen als alle afgesproken taken zijn behandeld.
Planning Poker is een gestructureerde schattingsmethode die snelle resultaten oplevert vanwege de tijdsdruk. De actieve speelse benadering maakt de methode leuk en zorgt er voor dat deelnemers extra aandacht hebben voor de onderwerpen. Mocht deze aandacht afnemen dan is er altijd nog de koffiekaart!
De expertise van verschillende deelnemers breidt de kennis over verschillende aspecten van de taken uit. Door de discussies die plaats vinden tijdens Planning Poker ontstaat er begrip voor werkzaamheden van projectleden en de tijd die zij hier voor nodig hebben.
Doordat de kaarten in eerste instantie gesloten op tafel worden gelegd kan ieder, op basis van eigen ervaringen, zijn eigen mening vormen over de intensiteit van een taak. Op deze manier wordt niemand beïnvloed door de groep en is iedere speler betrokken bij het schattingsproces.
De resultaten die uit Planning Poker komen zijn van een zeer hoge kwaliteit, omdat er door verschillende disciplines naar de intensiteit van taken gekeken wordt. Bovendien kunnen er door middel van Planning Poker snel inzichtelijk worden gemaakt welke taken prioriteit moeten krijgen.
