Videovergaderen was altijd een van die dingen waar je fan van was of niks mee te maken wilde hebben. De afgelopen maanden is videovergaderen via populaire apps als Microsoft Teams, Zoom, Cisco WeBex, echter voor veel mensen de nieuwe norm geworden. Of u nou contact zoekt met familie, vrienden, collega’s of klanten, videobellen is dé manier om in contact met elkaar te blijven. Er zijn natuurlijk wel verschillen tussen een online pubquiz en een online zakelijk overleg. Met onderstaande tips komt u bij zakelijke video calls professioneel over, maar ze zijn uiteraard ook bruikbaar bij uw volgende pubquiz ;-)
Op het kantoor zal een videovergadering vooral vanuit een vergaderruimte plaatsvinden. Deze is idealiter al van alle gemakken voorzien. Een stabiele internetconnectie, groot formaat (touch)screen, computer of laptop en een goed afgestelde microfoon, camera en speaker zijn hierbij van groot belang. Daarnaast zijn er tal van verschillende sofware-oplossingen voor videobellen.
Thuis ontbreekt het vaak aan een speciaal ingerichte ruimte voor videoconferencing. De thuiswerkveteranen onder ons hebben, in de meeste gevallen, wel een kamer opgeofferd om te dienen als “home office”, maar is deze wel geschikt voor een videovergadering? Of moet u deze ruimte nu tijdelijk delen met uw partner? Zorg er dan in ieder geval voor dat u een ruimte uitkiest waar u geen last heeft van omgevingsgeluiden, zoals een koffiezetapparaat, uw hond, uw partner(die ook aan het vergaderen is), of natuurlijk de kids.
Vraagt u zich ook wel eens af: “ik zit in een lichte ruimte, maar waarom is mijn gezicht zo donker en korrelig op het scherm”? Een camera is te vergelijken met uw ogen. Op het moment dat de camera tegen fel (zon)licht in moet kijken ziet deze even niet meer zo scherp. Zorg er dus voor dat u niet met uw rug naar een lichtbron gaat zitten. Laat deze juist op uw gezicht schijnen. Alle andere deelnemers aan de vergadering kunnen u dan duidelijk zien als u iets in te brengen heeft.
Naast de eerder genoemde fysieke voorbereidingen is het verstandig om minimaal 10 tot 5 minuten voor aanvang van uw videovergadering klaar te zitten. Dit geeft u nog even de tijd om de techniek te testen. Wellicht heeft (één van) uw gesprekspartner(s) bijvoorbeeld een microfoon die minder goed werkt, dan kan ervoor gekozen worden om een koptelefoon te gebruiken. In een “normale” vergadering kan het ook fijn zijn om elkaar van te voren even te spreken buiten het onderwerp om. Hier is natuurlijk ook tijd voor als je ruim op tijd aanwezig bent.
Het voordeel van een videovergadering is dat u het zichtbaar kan maken mocht u iets in te brengen hebben. Hou er wel rekening mee dat, afhankelijk van het aantal deelnemers uw gezicht kleiner te zien kan zijn. Het kan dus handig zijn om bijvoorbeeld af te spreken een hand op te steken. Op deze manier kan iedereen zien dat u het woord wilt. Dit eenvoudige trucje voorkomt het door elkaar heen praten, wat vaak voorkomt door de kleine vertraging in het geluid.
Het kan best zo zijn dat het nog lang duurt voordat vergaderruimtes weer vol benut gaan worden. 8 man in een (te)kleine ruimte is op dit moment gewoon niet mogelijk. Wellicht hoeft dit ook helemaal niet. Noodgedwongen is iedereen gewend geraakt aan het videovergaderen, zelfs zij die hier niks van wilden weten. Dit maakt “hybride” vergaderingen een stuk eenvoudiger: 4 van de 8 deelnemers zitten fysiek bij elkaar, de andere 4 bellen in vanaf hun “home office” of een andere vestiging. Het grote (touch) scherm laat de virtuele deelnemers groot zien, dit communiceert wel zo makkelijk. De camera met microfoon legt de overige deelnemers in de ruimte vast. Deze vorm van vergaderen wordt al bij internationale bedrijven toegepast, maar wordt in deze tijd toegankelijker voor veel meer bedrijven door de positieve ervaringen van hun videobellende medewerkers.
Vragen of heeft u advies nodig? Neem gerust contact op:
infoNL@legamaster.com | 057 - 371 30 00
