Zeker bij bedrijven die veel in ploegendienst werken, op verschillende locaties werken of waar thuis wordt gewerkt, is het moeilijk om overzicht te houden wie op welk moment waar werkt. Een aan- en afwezigheidsbord (presentielijst) kan handig zijn om snel een overzicht te krijgen. In dit artikel leggen we uit hoe je met een paar tools er eenvoudig zelf één kunt maken.
Voordat u begint met het aan- en afwezigheidsbord, moet er goed nagedacht worden over welke informatie weergegeven moet worden. Wilt u laten zien welke medewerker op welke dagen van de week aanwezig is? Moet het bord een overzicht geven van wie er thuis werkt? Of is er een “open office” principe en is het handig om te weten wie zich in welk deel van het gebouw bevindt?
Schets vervolgens een ruwe lay-out en zoek een geschikt magnetisch whiteboard.
In ons voorbeeld wordt weergegeven wie er momenteel op kantoor, op een andere locatie, ergens extern of op vakantie is. De individuele medewerkers zijn geclusterd in hun teams. Als bord hebben we een mobiel glasbord gebruikt, zodat we hem eenvoudig mee kunnen nemen naar de wekelijkse stand-up meeting.
Nu is het zaak dat er een tabel met kolommen en rijen word opgezet, bijvoorbeeld door middel van verdeeltape. De verdeeltape heeft als voordeel dat de lijnen niet uitwisbaar zijn en altijd zichtbaar blijven. We hebben in ons voorbeeld twee verschillende diktes verdeeltape gebruikt. Individuen worden gescheiden door 1 mm dikke verdeeltape, terwijl teams worden gescheiden door 3 mm dikke verdeeltape.
Goed om te weten: Legamaster verdeeltape is verkrijgbaar in vier kleuren en drie maten en is door de roller eenvoudig te gebruiken.
Gebruik een uitwisbare board marker om de tabel in te vullen . Op een glasbord komt tekst die geschreven is met een krijtmarker erg mooi uit. De inkt dekt namelijk extra goed op glas. Een boardmarker is perfect voor het beschrijven van een whiteboard.
Tip: Gebruik verschillende kleuren markers om verschillende teams of teamleden weer te geven.
Iedere medewerker heeft een eigen magneet waarmee de huidige status aangegeven kan worden. Met behulp van magneten kunnen de kolommen snel worden ingevuld. Als alternatief kun er ook een kruisje worden gezet met een marker. Zorg er dan wel voor dat de oude kruisjes bij elke verandering weggeveegd en herschreven worden.
Belangrijk: Als u een glasbord gebruikt, let er dan op dat er geen standaardmagneten aan het bord blijven hangen. Er zijn namelijk extra sterke mageneten nodig. Let ook op de grootte van de magneten, voor bijzonder kleine velden bieden wij ook magneten aan met een diameter van 1cm.
Wij bieden ook een breed scala aan standard planborden die voorbedrukt zijn. Denk hierbij aan jaarplanners, maar ook aan kant-en-klare aan- en afwezigheidsborden.
Heeft u een eigen unieke indeling? Dan kunt u deze ook op een whiteboard laten drukken! Bekijk de mogelijkheden hiervoor op: