Transparantie wordt beschouwd als een van de hoekstenen van Agile organisaties. Centraal in een agile organisatie staan multidisciplinaire teams die in staat worden gesteld om processen van begin tot eind te overzien en te implementeren. Transparantie en het visualiseren van informatie zijn daarbij cruciaal. Teams moeten in staat worden gesteld om zowel de inhoud als de status van de teamprocessen gemakkelijk te overzien, zodat ze gemakkelijk kunnen beoordelen of ze op koers liggen om hun doelen te bereiken. Om meer te weten te komen over de kracht van visualisatie in een agile omgeving, spraken we met Deborah Ghisolfi, CEO van Agile Marketing Italia. Wat is agile visualisatie en hoe kunnen agile organisaties, en meer specifiek agile marketing teams, profiteren van een visuele aanpak?
"Agility is volgens mij het vermogen van een bedrijf om zich in de eerste plaats te richten op de markt, op de klant, maar ook op de eigen organisatie en de mensen die voor deze organisatie werken. Het gaat om “truly caring” voor de klanten en eigen mensen.
Agile Marketing betekent het toepassen van agile principes en waarden die de klant en de teamrelatie centraal stellen. Uw klant is niet alleen een bedrijf of gewoon een persoon die uw producten koopt. Uw klant is een persoon die in een bepaalde omgeving opereert en probeert die omgeving te managen en u kunt de klant hierin ondersteunen. Want als de mensen met wie je werkt een ambassadeur worden, meer dan een klant, dan kan je markt waarschijnlijk dynamisch groeien".
"Nou, vanuit mijn perspectief is visualisatie alles. Als je niet visualiseert, mis je kansen. Visualisatie laat je focussen op je omgeving en op kansen. Als je iets niet kunt visualiseren, als je iets niet kunt uitleggen tijdens het tekenen, dan ben je je niet bewust van de verbeteringen die kunnen worden aangebracht en ben je je niet bewust van hoe je een bepaald project moet managen.
Visualisatie helpt je ook om je gedachten in de juiste richting te sturen, want visualisatie laat je zien welke weg je moet bewandelen. Het visuele aspect van onze communicatie is essentieel, omdat visuele taal je naar de kern van de zaak leidt. Dat betekent niet dat woorden minder belangrijk of niet effectief zijn; ze hebben alleen meer tijd nodig om een concept over te brengen of een context te herscheppen. Wanneer een bericht wordt gevisualiseerd, wordt het sneller en gemakkelijker ontvangen en verwerkt.
"Agile Marketing is een iteratieve en meetbare aanpak die u kunt toepassen op de analyse, planning en uitvoering van marketingstrategieën, om de samenwerking tussen teamleden en alle andere belanghebbenden in de organisatie te verbeteren. De focus ligt op interne en externe klanten om effectief aan hun behoeften te voldoen. Agile marketingteams maken gebruik van sprints, korte periodes van intensief werk, om een vooraf gedefinieerde lijst van activiteiten die deel uitmaken van de projecten af te ronden.
Elke dag komen de teams bij elkaar en doen ze een zeer korte check-up, waarbij ze bespreken wat ze de dag ervoor deden, wat ze vandaag van plan zijn te doen en de mogelijke problemen die ze tegenkwamen. Belangrijk hierbij is een project planbord. Of er nu een analoog whiteboard en notities worden gebruikt of een digitale oplossing, er is behoefte aan een centrale en visuele manier om de sprint bij te houden waar iedereen toegang toe heeft.
Zo'n progress board is cruciaal. Het is een hulpmiddel om samen te werken en biedt transparantie voor zowel de teamleden als de stakeholders. De status van de werkitems kan worden gevolgd terwijl ze zich door het proces bewegen, zodat teamleden en stakeholders knelpunten kunnen zien. Daarom is het cruciaal om het bord te plaatsen waar iedereen het kan zien. Open toegang tot een progress board bevordert een goede teamcommunicatie en maakt iedereen bewust van elkaars verantwoordelijkheden en beschikbaarheid".
"In deze materie zijn er verschillende niveaus van visualisatie, zoals vluchtniveaus. Allereerst kunnen we de visualisatie onderscheiden op teamniveau, vluchtniveau 1, het operationele niveau. Dit niveau behoort toe aan het team dat het dagelijkse werk afrondt. Voor zowel de teamleden als de teamleider is het belangrijk om de workflow te visualiseren, zodat het hele team weet waar ze naartoe gaan en waarom en hoe ze het proces kunnen verbeteren. Visualisatie helpt het team om de organisatie van de teamactiviteiten te verbeteren. Het helpt bij het structureren van de teamvergaderingen en zorgt voor een duidelijke definitie van het vergaderdoel. Het helpt om te focussen en om saaie, ineffectieve vergaderingen te vermijden.
In een volgende stap kunnen we visualisatie op vluchtniveau 2 onderscheiden. In deze context ondersteunt visualisatie de helikopterpiloot op tactisch niveau, omdat het processen visualiseert vanuit een hoger niveau van waarneming. Wanneer je met een helikopter vliegt, kun je de hele omgeving zien, je hebt een volledig beeld van wat er om je heen gebeurt. Het is de taak van de helikopterpiloot om te analyseren hoe elke entiteit van de organisatie in verband staat met de andere, wat de doelen zijn waar de entiteiten naartoe gaan, individueel en samen, en wat de informatiestromen zijn. Visualisatie is hierbij belangrijk omdat het detecteert hoe de verschillende entiteiten of teams op elkaar inwerken en elkaar beïnvloeden.
Vluchtniveau 3 vertegenwoordigt het strategische niveau. Het handelen op strategisch niveau is als het vliegen met een vliegtuig. Je hebt een nog breder zicht dan op het niveau van de helikopter. Belangrijk is dat hoe hoger je vliegt, hoe meer overzicht je hebt met minder details. Hoe lager je vliegt, hoe meer details je ziet, maar je ziet niet meer het hele landschap. Wanneer u bepaalde details mist bij het vliegen van een vliegtuig, kunt u altijd vertrouwen op de informatie van uw helikopterpiloten die op niveau 2 vliegen. De informatie die nodig is op vliegniveau 3 kan worden gevisualiseerd op een strategiebord. Het bord moet een overzicht geven van wat er op dat moment in het bedrijf gebeurt en met welk doel. Samenvattend kunnen we stellen dat binnen een agile organisatie mensen kunnen profiteren van visualisatie op verschillende niveaus en met verschillende redenen. Op vluchtniveau 1 moet de dagelijkse routine worden gevisualiseerd. Op een hoger niveau moet de visualisatie het besluitvormingsproces op een meer strategisch niveau ondersteunen.
