Hoe ervaart iemand de de COVID 19-periode, die zich vooral richt op het verbinden van mensen om steden en toekomstige kantoren vorm te geven voor grote bedrijven als Vrumona en Heineken? We hebben Ruben Lentz van BLOC geïnterviewd, die zichzelf omschrijft als een urbanist met een passie voor toekomstbestendige steden, creatieve processen en opkomende technologieën. Wat zijn zijn geleerde lessen en zijn hoop voor de toekomst als het gaat om samenwerking, hybride werken en de rol van het kantoor in de toekomst?
“Een urbanist is eigenlijk een combinatie van de begrippen stedenontwerper en planoloog. Ik ben erg gefascineerd door alle processen die in een stad plaatsvinden, hoe lopen bepaalde geldstromen of energiestromen en hoe zit het voedselsysteem in elkaar? Mijn hoofddoel is om interesses en wensen in een echt plan te vertalen, mensen bij elkaar te brengen zodat ze hun krachten bundelen, of samen ergens in investeren.”
“Aangezien onze focus op het verbinden van mensen ligt, was het absoluut een uitdagende periode. Door COVID kwam dit namelijk plotseling tot stilstand. Aanvankelijk was mijn grootste angst of we überhaupt ons werk nog wel konden doen. Al snel realiseerden we ons dat deze angst ongegrond was. Werken vanuit huis bleek in de praktijk prima te werken. Het had zelfs enige voordelen.
Maar toen kwam er eigenlijk een heel ander probleem aan de orde. Mensen werden bijna te productief. We werkten alleemaal erg hard aan onze eigen projecten, werkdagen werden langer. Verder was er het gebrek aan spontaniteit, omdat er geen toevallige informele ontmoetingen bij de koffiecorner meer plaats vonden.
Uiteindelijk is het gemis van de niet-functionele interactie tussen mensen het grootste gemis gebleken. Als reactie hierop hebben we veel meer “gezamenlijkheid” gecreëerd in het bedrijf. We beginnen tegenwoordig elke dag met een korte daily stand-up om te bespreken waar iedereen mee bezig is en waar we mekaar kunnen helpen en ondersteunen.”
“Ja, vooral de toename in het niveau van vertrouwen. Ik geloof echt wel dat mensen hard werken, gemotiveerd door zichzelf. In feite werken ze eerder te hard werken dan niet hard genoeg. En daardoor ontstaat nu een nieuw soort vrijheid: ‘wat past jou het beste?’ Voor heel veel mensen is dat helemaal niet van 9:00-17:00 op een bepaalde plek zijn. Naar mijn mening zou het kantoor niet langer meer een plek zijn waar wordt gecheckt of mensen wel aan het werk zijn, maar eerder een plek om doelbewust samen te komen. Bijvoorbeeld om ideeën uit te werken of voor teambuilding.”
“Ik denk dat het heel erg gaat om de mogelijkheid mekaar hulp te kunnen bieden en daarvoor letterlijk ruimte te creëren. Dat gaat er deels om dat je daarvoor tijd vrijmaakt in agenda’s, dat kan een stand-up zijn of een wekelijks moment of juist één-op-één momenten. Maar aan de andere kant is er ook een culturele verandering bij veel bedrijven. Ik geloof dan het belangrijk is dat je het normaliseert om zwakheden te tonen. Dat je durft te zeggen: ‘het wordt mij echt een beetje teveel. Kun je mij helpen?’.”
“Het is een beetje een open deur, maar het is echt heel belangrijk om in gesprek te gaan met de degene die er gaan werken. Voorheen was het heel logisch dat het management van een bedrijf bepaalde speerpunten neerzette, bepaalde ambities op het gebied van productiviteit of gezondheid bijvoorbeeld.
Je krijgt echt heel veel bruikbare informatie door medewerkers van bedrijven te vragen wat ze fijner vinden aan hun eigen thuiskantoor. Voorbeelden van antwoorden die je dan krijg: ‘Ik heb betere lichtkwaliteit, ik heb betere koffie, ik kan sporten overdag.’ Mensen kiezen meestal niet voor die ping-pong tafel of dat ze om 16:00 uur uur weg kunnen. Maar eerder dat ze tussendoor zouden willen sporten of gezonder eten.
Die vragen moet je wel stellen en de antwoorden ook heel serieus nemen. Dat is een hele grote uitdaging want daar komen natuurlijk allemaal dingen uit. Sommige dingen zijn heel kostbaar of iets lastiger te integreren, want die hebben weer impact op andere dingen. Dus daar moet je dan weer keuzes in maken. Je moet uiteindelijk natuurlijk wel weer terug naar de beslissers, maar toch moet je eerst dat gesprek starten.”
“Ik heb een grote hoop en een grote vrees. Mijn hoop is dat het kantoor een plek wordt waar mensen samenkomen. Niet zozeer om te laten zien dat ze aan het werk zijn, maar gewoon om verbinding met elkaar te zoeken. Daarbij is een belangrijke randvoorwaarde dat we dat op een goede manier doen en dat betreft een gezonde hybride manier van werken. Dat is een grote uitdaging. Iedereen heeft inmiddels de tools wel geïnstalleerd om te videobellen en bestanden uit te wisselen en dergelijke. Maar het hybride werken moeten wij nog regelen, want dat vraagt heel erg veel flexibiliteit en vrijheid. Dat betekent dat het gelijkwaardig moet zijn of je nu inbelt of dat je er fysiek bij bent.
Mijn voorspelling is – dat is natuurlijk altijd een beetje tricky bij een pandemie –dat wanneer we weer de kantoren weer open gaan, dat iedereen het heel fijn vindt om weer terug te gaan, collega’s weer te zien, die nieuwe collega in het echt te zien. En dan zo’n beetje rond de kerstperiode weer een sleur komt en mensen zich afvragen ‘waarom ben ik hier eigenlijk de hele dag’, ‘waarom zit ik hier eigenlijk vijf dagen in de week?’. Ik denk dat we dan de goede dingen uit de huidige situatie zullen oppakken.”
“Met ruimte bedoel ik dat je ruimtes creëert die niet zozeer voor één persoon zijn, zoals in het klassieke kantoor, maar dat je veel meer ruimtes gaat creëren met een bepaalde functie. Dat wordt ook vaak activity-based working genoemd. Dit maakt het mogelijk om een ruimte te kiezen die het best bij de geplande activiteit past. Dat betekent dat de ruimte echt is afgestemd op de behoeften van de gebruikers en ook kan worden aangepast aan een bepaalde gebruiker.
Cultuur gaat heel erg over gelijkwaardigheid van online en offline en de integratie van activiteiten. Daarmee pakken we ook gelijk andere problemen aan die al op de werkvloer waren, zoals discriminatie. Dat we daar ook voor meer gelijkwaardigheid zorgen. Dat is een heel ingewikkeld thema, maar ik denk wel een heel belangrijk thema.
Technologie moet vooral heel erg dienend en faciliterend zijn. Niet zozeer meer functies toevoegen, maar het logischer wordt en mensen faciliteert gedurende de dag. Het moet vooral eenvoudig zijn om informatie op een goede manier te delen en mensen met elkaar te verbinden.”
“Richt je op samenwerking en niet op de oude standaard van ‘hier heb je een bureau en daar mag je aan zitten’. Creëer wat opstellingen die perfect zijn voor hybride meetings. Richt een vergaderzaal in als café, zet daar een goed koffiezetapparaat neer en koop een aantal banken. Richt je vooral op ruimtes om samen te komen en wat hebben mensen nodig hebben om samen te werken en informatie met elkaar uit te wisselen.”
“Visualiseren speelt een hele grote rol. Cruciaal zelfs. We proberen steeds meer af te gaan van het werken in vaste, lineaire documenten en veel meer met presentaties en whiteboards. Zowel digitaal als ook fysiek. Wij staan vaak aan het begin van een project als wij de conceptontwikkeling opstarten. Daarbij moet je altijd goed uitkijken hoe je dingen vastlegt. Het gevaar bestaat altijd dat je te snel dingen in detail in een document vastlegt voordat je het eens bent geworden over het grotere geheel. Dat is de reden waarom we eerst beginnen met het visualiseren van het hoofdconcept voordat we ons op de details storten.”
"Ik denk dat het belangrijkste is dat veel mensen ernaar verlangen om terug te gaan naar het kantoor en elkaar weer zien. Gewoon om even weer wat in te halen, bij wijze van spreken. Natuurlijk kunnen we niet alles terugdraaien, maar we hoeven ook niet helemaal terug naar de oude situatie. Mijn advies zou zijn dat je ook voor jezelf opschrijft wat je leuk vindt aan deze periode. Ik denk dat dat heel goed werkt."
