Bas Hoorn, managing trainer Timension
En toen werkte ineens half Nederland thuis, gedwongen door de Corona-crisis. Wat IT-managers en trendsetters in jaren niet voor elkaar kregen is nu binnen twee weken een feit; de ultieme flexibilisering van het kantoor.
En ondanks deze onzekere tijd staat één ding vast: in de nabije toekomst zullen we steeds minder op kantoor zijn. Wat is dan belangrijk om succesvol te kunnen samenwerken? Hoe blijven collega’s elkaar inspireren en wanneer zijn we wél op kantoor? In een tweeluik schetsen we trends voor het kantoor van de toekomst. De introductie in blog 1 is van Bas Hoorn van Timension, een trainingsbureau voor de ontwikkeling van efficiënte leer- en werkmethoden.
Als Bas spreekt over het kantoor van de toekomst, heeft hij drie invalshoeken. De eerste is gericht op het individu – wat heeft die nodig om efficiënter te werken? “Dat gaat vooral over het proces. Dit moet zo ingericht zijn dat iemand snel resultaten kan bereiken.” Dan volgt de groep. “Alle individuen in een organisatie creëren een collectief brein, een groep met een overlap van kennis. Om die kennis aan elkaar over te dragen, moet je bij elkaar komen. Nu gebeurt dat nog vooral fysiek, maar dat zal steeds meer virtueel worden.” Bas’ derde invalshoek voor het kantoor van de toekomst is de “verregaande verwevenheid van werken en leren”. “Dan heb ik het over onbewust en informeel leren. Een aantal jaren geleden gingen we er nog vanuit dat we 70% van onze kennis op die manier verkregen, nu blijkt uit onderzoek dat dit percentage is gestegen tot 90%.” Organisaties die succesvol willen zijn zullen kennisdeling steeds meer moeten faciliteren, stelt Bas. “Bij complexe vraagstukken zul je nog fysiek bij elkaar komen, maar voor andere leerdoelen zijn e-learning of micro-training via de smartphone (denk aan een app die je Business English of coderen leert) uitstekend. Belangrijk is wel dat je compacte leerdoelen stelt.”
Belangrijke trends die Bas ziet ten aanzien van kantoor zijn een verdere flexibilisering (work anywhere) en het vormen van “gelegenheidscoalities om uitdagingen op te lossen”. Die coalities hebben ruimtes nodig die samenwerking stimuleren. “Dus snel internet en BYOD, maar ook interactieve schermen en flipovers. Want voor het oplossen van complexe problemen zijn creativiteit en visuele communicatie steeds belangrijker. Of het nu gaat om mind mapping, zakelijk tekenen of design thinking; beelden helpen enorm om ingewikkelde processen helder te krijgen. Voor collega’s, maar ook voor opdrachtgevers en stakeholders.”
Dergelijke ruimtes worden ook wel huddle rooms genoemd. Tegelijkertijd moeten kantoren in de toekomst ook concentratieruimtes hebben, iets dat bij kantoortuinen volledig ontbreekt. Bas: “Kantoorwerk is vaak cognitief complex. Het vereist doorgaans veel concentratie. Dat vraagt om een schone, lege en stille werkruimte. Ik ben ervan overtuigd dat je hiermee de output van mensen sterk verhoogt.”
De nu nog populaire kantoortuinen zullen in hun huidige vorm snel passé zijn, meent Bas. Dat komt ook door de veranderende verhouding tussen leidinggevenden en werknemers. Die eerste stelt steeds vaker de taken en doelen vast, terwijl werknemers en teams meer zelfsturend worden. “Daardoor krijgen fysieke bijeenkomsten (op het kantoor) een ander doel. Die zijn niet langer sturend, maar veel meer gericht op de inhoud.”
Veel kantoortuinen zullen plaatsmaken voor “fysieke hubs”, stelt Bas. “Overheidsdiensten en ministeries kiezen steeds vaker voor hubs die goed bereikbaar zijn en die flexibel werken faciliteren, ongeacht de afdeling waar je werkt. Tegelijkertijd is het huren van een tijdelijke werkplek, meetingruimte of trainingslocatie enorm in opkomst. Zelfs al vanaf een paar uur.”
