Aan de hand van deskresearch, gebaseerd op onderzoeken van Ahrend en Steelcase, schetsen we de komende weken in een 4-tal blogs een beeld van de uitdagingen, trends en vooruitzichten die betrekking hebben op de werkvloer vandaag de dag. Het eerste blog ging over de uitdagingen op de werkvloer, in het tweede blog schreven wij over de 4 trends op het gebied van kantoorwerkplekken in de huidige werksituatie. Deze week schetsen we de verschillende golven waarin personeel weer terugkeert naar zijn of haar werkplek. Veel organisaties zullen het personeel in etappes terug naar kantoor laten komen om een veilige werkplek en werksituatie te kunnen garanderen. Deze terugkeer naar de werkplek kan worden beschreven in drie golven: NU, STRAKS & IN DE TOEKOMST
In de eerste golf die nu gaande is laten organisaties tot 50% van het personeel terugkeren naar kantoor. Werkplekken worden ingericht volgens de richtlijnen van de overheid en het RIVM.
Thuiswerken en veilig op het kantoor
Werknemers zullen de komende tijd nog niet fulltime op het kantoor werken. Ploegendiensten en kantoorplanningen zorgen ervoor dat er per (kantoor)ruimte nooit teveel mensen tegelijkertijd aanwezig zijn zodat de 1,5 meter afstand gegarandeerd kan worden. Allerlei vormen van signage wijzen personeel en bezoekers op de geldende regels en richtlijnen.
Afscheiding
Het is niet altijd mogelijk tussen twee werkplekken 1,5 meter ruimte te creëren. Om toch veilig te kunnen werken worden bureauschermen of mobiele scheidingswanden geplaatst. In de regel geldt hoe hoger en breder de scheidingswand, hoe veiliger. Daarnaast is het van belang dat de scheidingswanden en bureauschermen goed te reinigen zijn. De bureauschermen en mobiele scheidingswanden van Legamaster zijn zo ontworpen dat zij naast een veilige scheidingsfunctie ook een functionele communicatie functie hebben.
Kleiner vergaderen
Vergaderingen vinden steeds meer online plaats. Wanneer een overleg toch fysiek moet plaatsvinden zal dit in kleinere groepen gebeuren. Per (kantoor)ruimte wordt bepaald hoeveel personen er tegelijkertijd aanwezig mogen zijn. De grootte en indeling van de ruimte bepalen hoeveel personen er veilig op 1,5 meter afstand kunnen vergaderen.
Hoge schoonmaak-frequentie
Werkplekken worden frequenter en intensiever gereinigd. Hier ligt ook een verantwoordelijkheid bij de gebruiker van een ruimte of bijvoorbeeld bureau. Steeds vaker wordt verwacht dat bij het betreden en verlaten van een ruimte de gebruikers niet alleen hun handen desinfecteren maar ook gebruiksvoorwerpen als een muis of toetsenbord. Ook na het gebruik van een touchscreen worden gebruikers verzocht dit scherm met de juiste middelen schoon te maken. Om het voor iedereen aangenaam en duidelijk mogelijk te maken worden schoonmaakprotocollen duidelijk middels instructies gecommuniceerd en worden schoonmaakmaterialen op de juiste plekken beschikbaar gesteld voor de gebruikers.
In de tweede golf zal 75% tot 100% van het personeel terugkeren naar kantoor. Uiteraard moeten richtlijnen nog steeds worden opgevolgd! De drukkere werkvloer zal in veel gevallen om een nieuwe planning en inrichting vragen.
Ontworpen voor desinfectie
Producten die ontworpen zijn om een veilige werkomgeving te creëren moeten uiteraard goed te reinigen zijn. Veelal zijn dit vlakke oppervlakten voorzien van een antibacteriële coating. Ook moet het materiaal bestand zijn tegen (agressieve)schoonmaakmiddelen.
Flexibele werkuitrusting
De werknemer zal vaker de beschikking krijgen over een flexibele uitrusting, die gemakkelijk te verplaatsen en te herconfigureren is. Hierbij kan je denken aan laptops in plaats van desktops. Extra voorzieningen als dockingstations en extra stopcontacten en internetpunten zullen dan ook onmisbaar worden. Op deze manier kunnen werknemers de fysieke afstand waarborgen zonder dat het werk er onder te lijden heeft. Met deze oplossingen kan de werkgever op een verantwoorde manier de dichtheid op de werkplek geleidelijk laten toenemen, als de kans op het overdragen van ziektekiemen minder zorgwekkend is.
Internationaal samenwerken
Aangezien reizen in de nabije toekomst tot een minimum zal worden beperkt, zoeken internationale teams oplossingen om op afstand verbonden te blijven en te kunnen overleggen. Digitale hulpmiddelen helpen hierbij. Zo is videoconferencing in hoog tempo geadopteerd en zijn steeds meer vergaderruimtes voorzien van digitale hulpmiddelen om hierin te voorzien.
Open vergaderruimte stimuleert creativiteit
Open ruimtes lenen zicht het best voor een vergadering. In deze ruimtes is vaak voldoende ruimte om 1,5 meter afstand te kunnen waarborgen. Echter zijn niet altijd de juiste tools voor een vergadering of overleg voorhanden. Flexibele en mobiele presentatieoplossingen maken het mogelijk een open ruimte functioneel in te richten als plek om te kunnen presenteren of brainstormen. De mobiele scheidingswanden van Legamaster zijn naast scheidingswand ook bij uitstek geschikt als presentatiemeubel. Een extra voordeel: staan en bewegen verhoogt de creativiteit met 60%!
Bedrijfsbrede agile praktijken
De wereldwijde gezondheidscrisis heeft veel bedrijven gedwongen om wendbaarder te worden zodat men sneller kan anticiperen op de veranderende omgeving. Werkmethodes als Agile/Lean worden geïntroduceerd om aan deze behoefte te kunnen voldoen.
Op kantoor zal ook een ‘nieuw normaal’ ontstaan. Naar verwachting zal frequent thuiswerken blijven. Het kantoor zal meer en meer een sociale functie krijgen waar medewerkers elkaar eens in de zoveel tijd ontmoeten. Vaste werkplekken zullen sneller dan voorheen verdwijnen en plaatsmaken voor flex-werkplekken. Hiermee wordt de werkplek als het ware opnieuw uitgevonden. De werkplek krijgt een ander doel met andere behoeftes en dus ook met andere materialen en faciliteiten.
Ontworpen voor aanpassingen
Kantoorruimtes zullen functioneler en flexibeler worden ingericht om te kunnen voldoen aan de wisselende vraag van de medewerkers. Denk hierbij aan variatie in grootte en toepassing. Van kleine brainstormruimte tot grote videoconferentiezaal, altijd zo ingericht dat 1,5 meter afstand gewaarborgd wordt.
Nieuwe materialen
Een nieuwe kantoorinrichting met andere functies vraagt ook om aangepaste materialen en producten. Bij aanschaf zal hygiëne een grotere rol spelen. Oppervlaktes moeten goed te reinigen zijn, nu en in de toekomst.
Bedrijf wordt gemeenschap
Medewerkers zullen elkaar minder vaak fysiek ontmoeten omdat er veel thuis gewerkt wordt. Wanneer men toch op kantoor is zal de kantooromgeving ruimte moeten bieden aan het sociale contact. Mensen zijn nu eenmaal het liefst onder mensen. Het kantoor vervult hierin een sociale functie en ondersteunt mensen bij het onderhouden van de verbinding met interne en externe contacten.
Beleidsmatig thuiswerken
Voor sommige bedrijven is thuiswerken niet nieuw. Ze hebben al een beleid om hun werknemers deze optie te bieden. Dit zal naar verwachting meer normatief worden voor organisaties, en medewerkers zullen ondersteuning nodig hebben op het thuiskantoor. Een thuiswerkbeleid en de juiste tools zijn dan ook onmisbaar.
Op zoek naar een goede toevoeging voor uw thuiswerkplek? T/M 31 augustus maakt u kans op een van de 25 thuiswerksets die we weggeven!
