De CEO van Amazon, Jeff Bezos, is geen fan van PowerPoint-presentaties. Zijn probleem met een PowerPoint-presentatie is dat deze geen verhaal vertelt maar snel verwordt tot een opsomming van bullet points. Daarom verplicht Bezos zijn medewerkers om ideeën op een memo van zes kantjes uiteen te zetten. Heeft Bezos een punt? Of kun je met PowerPoint-presentatie wel degelijk een goed verhaal vertellen? En zo ja, hoe? We vragen het aan Leo Wieling, countrymanager Nederland bij Legamaster.
“Ik snap zijn commentaar wel. PowerPoint-presentaties zijn inderdaad vaak eindeloos veel slides met veel te veel tekst erop. En die tekst wordt dan ook nog eens vaak letterlijk opgelezen! Dat is de bekende PowerPoint-val: de presentatie is niet ondersteunend aan het verhaal maar is leidend. Het is ook wel lekker veilig om het zo te doen: alles staat op je slides dus je kunt niks vergeten en dat is toch een prettig idee als je presenteren toch al een beetje spannend vindt, zoals de meeste mensen.”
“Door jezelf heel goed voor te bereiden. Denk goed na over de boodschap die je wil overbrengen. Stel jezelf de vraag: wat moet je publiek hebben onthouden na de presentatie? Om je boodschap echt goed ‘te laten landen' bij je publiek hanteer ik altijd het principe: Eerst vertel je wat je gaat vertellen; opening-inleiding-kop, vervolgens vertel je je boodschap; de feitelijke presentatie en tot slot herhaal je kort wat je nu zojuist hebt verteld; de afsluiting. Ga na welk publiek je voor je hebt; wat is hun kennisniveau en sluit daarbij aan. Timing is ook belangrijk. Als je aan het einde van de dag een presentatie geeft, wanneer mensen al wat vermoeid zijn, begin dan luchtig met een anekdote of een grap. Dit is overigens altijd wel aan te raden, een niet standaard-opening zorgt er voor dat je de aandacht van je publiek direct ‘vangt’. Wees zuinig met bullets en tekst en gebruik beelden, plaatjes, cartoons, grafieken, e.d. Schrijf vervolgens bij elke slide het verhaal uit dat je wilt vertellen en zorg dat je dat verhaal zo goed kent dat je het bij wijze van spreken ook zonder je PowerPoint kunt vertellen.”
“Interactie met je publiek zorgt dat mensen aandachtiger je verhaal volgen. Een manier daarvoor is om ze om feedback te vragen en die direct aan je slides toe te voegen. De jongste versies van PowerPoint maken dat mogelijk met de annotatiefunctie. Die vind je door je presentatie in de modus ‘diavoorstelling’ te zetten. Als je vervolgens op de dia klikt verschijnt er een menubalk in beeld waarin je bijvoorbeeld een pen of highlighter kunt selecteren waarmee je dan kunt schrijven, arceren of omcirkelen. Zo voeg je tijdens je presentatie informatie toe. Aangezien je met je touchpad of muis van je laptop niet zo fijn kunt schrijven, is het aan te bevelen op een touchscreen te presenteren. Je kunt dan met je vinger schrijven en van de ene naar de andere slide swipen. Optimaler is als je een XTX-touchscreen met pen gebruikt. Dankzij de verfijnde touch-technologie herkent het scherm automatisch of je de pen gebruikt en dus wilt schrijven, of je vinger om te swipen. In tegenstelling tot een gewoon touchscreen kun je dus niet per ongeluk swipen als je wilt schrijven of andersom, wat tijdens je presentatie nogal ongemakkelijk is. Met annoteren op een XTX-touchscreen heb je zeker weten de aandacht van je publiek. Je kunt de annotaties opslaan en dus achteraf toesturen.”
“Ja, een die ik veel gebruik is de presentatormodus. Daarin zie je op je je eigen scherm de dia die wordt weergegeven op het grote scherm, de volgende dia en een timer. Deze modus geeft je de mogelijkheid om slides over te slaan zonder dat je hoeft om te kijken naar het grote scherm.
“Sterker nog; mits goed gebruikt zal het je verhaal alleen maar versterken!. En als ik Bezos een tip mag geven: Om er voor te zorgen dat iedere presentator/spreker tijdens een meeting een verhaal presenteert dat én binnen de tijd blijft én ook echt impact heeft, kun je met elkaar afspreken om met een template te werken. Stel je een meeting voor waarin 4 product managers een nieuw idee moeten pitchen. Als de template zo opgebouwd is dat het altijd de essentiële elementen voor je business bevat dan dwingt dit de presentators om ook echt alleen dié informatie te delen en omzeil je de ‘death by Powerpoint’ valkuil. Dat is misschien toch efficiënter en actiever dan wanneer je je publiek 20 minuten lang eerst een memo laat lezen. Ik denk dat ik ‘m toch maar eens ga bellen (lacht).”
Vond u dit blog interessant? Schrijf u dan in voor de nieuwsbrief en ontvang regelmatig een selectie van onze beste artikelen.
