Videokonferenzen gehörten immer zu den Dingen, von denen man entweder ein Fan war oder mit denen man nichts zu tun haben wollte. Dabei sind Videokonferenzen via Microsoft Teams, Zoom, Cisco oder WeBex zur neuen Normalität geworden. Ganz gleich, ob Sie den Kontakt zu Ihrer Familie, Ihren Freunden, Kollegen oder Kunden suchen, Videokonferenzen sind der richtige Weg, um kontaktlos in Kontakt zu bleiben. Natürlich gibt es Unterschiede zwischen einem Online-Pubquiz und einem Online-Geschäftstreffen - aber mit den folgenden Tipps werden Sie bei geschäftlichen Videoanrufen als Profi rüberkommen. (Beim nächsten Pub-Quiz schaden sie sicherlich auch nicht ;-D )
Den pefekten Ort finden
Im Büro wird eine Videokonferenz hauptsächlich von einem Besprechungsraum aus stattfinden. Im Idealfall ist dieser bereits voll ausgestattet. Eine stabile Internetverbindung, ein großformatiger (Touch-)Bildschirm inkl. OPS-PC oder Laptop, ein gut justiertes Mikrofon, eine Kamera und ein Lautsprecher sind von großer Bedeutung. Darüber hinaus gibt es zahlreiche verschiedene Softwarelösungen für Videogespräche.
Zu Hause fehlt oft ein speziell ausgestatteter Raum für Videokonferenzen. Die Home-Worker unter uns haben in den meisten Fällen einen Raum geopfert, um als Home-Office zu dienen, aber ist er für eine Videokonferenz geeignet? Oder müssen Sie diesen Raum vorübergehend mit jemanden teilen, den Sie mit einer kängeren videokonferenz stören? Achten Sie darauf, dass Sie einen Raum wählen, in dem es wenig Umgebungsgeräusche, wie eine Kaffeemaschine, Haustiere oder Mitbewohner, gibt.
Kamera, Licht, Action!
Fragen Sie sich manchmal: "Ich bin in einem hellen Raum, aber warum ist mein Gesicht auf dem Bildschirm so dunkel und körnig?" Eine Kamera kann mit Ihren Augen verglichen werden. In dem Moment, in dem die Kamera helles (Sonnen-)Licht erfasst, sieht sie alles andere etwas dunkler. Stellen Sie also sicher, dass Sie nicht mit dem Rücken zu einer Lichtquelle sitzen, sondern achten Sie darauf, dass Ihr Gesciht im Bild so heller als die Umgebung beleuchtet ist. Alle anderen Sitzungsteilnehmer können Sie dann deutlich sehen, wenn Sie etwas einzubringen haben.
Vorbereitung ist das halbe Leben
Zusätzlich zur Wahl des Ortes ist es ratsam, mindestens 10 bis 5 Minuten vor Beginn Ihrer Videokonferenz bereit zu sein. Das gibt Ihnen etwas Zeit, die Technik zu testen. Vielleicht funktuioniert die Videokonferenz auf einem Windows-Laptop besser als auf dem iPad und Sie müssen noch schnell wechseln oder Ihr Mikrofon wird vielleicht nicht erkannt und Sie müssen in den Einstellungen noch die richtige Auswahl treffen. Wenn alles funktioniert ist es auch schön, sich im Vorfeld außerhalb des Themas miteinander zu unterhalten.
Meetingregeln
Der Vorteil einer Videokonferenz ist, dass Sie sichtbar machen können, ob Sie etwas beizutragen haben. Denken Sie daran, dass Ihr Gesicht je nach Anzahl der Teilnehmer kleiner zu sehen sein kann. So kann es z.B. nützlich sein, sich darauf zu einigen, die Hand zu heben. Auf diese Weise kann jeder sehen, dass Sie etwas zu sagen haben. Dieser einfache Trick vermeidet Verwechslungen, die oft wegen der kleinen Verzögerung im Ton auftreten.
Besonders praktisch sind Karten, mit denen Sie unterschiedliche Signale, wie "Sie sind auf stumm gestellt." oder ein einfaches GEfällt mir, geben können. Solche Karten gibt es auch kostenlos in digitaler Form.
Hybride Meetings
Es kann durchaus sein, dass es lange dauert, bis die Sitzungsräume wieder voll genutzt werden. 8 Personen in einem kleinem Raum ist im Moment einfach nicht möglich und vielleicht bald auch gar nicht mehr nötig. Jeder hat sich an Videokonferenzen gewöhnt, auch diejenigen, die davon nichts wissen wollten. Dies macht "hybride" Treffen sehr viel einfacher: 4 der 8 Teilnehmer sitzen physisch zusammen, die anderen 4 rufen aus dem dem Home-Office oder einem anderen Büro aus an. Der große (Touch-)Bildschirm zeigt die virtuellen Teilnehmer groß an, das macht die Kommunikation einfacher. Die Kamera mit Mikrofon nimmt die anderen Teilnehmer im Raum auf. Diese Form der Besprechung wird bereits in internationalen Unternehmen eingesetzt, ist aber jetzt für viel mehr Unternehmen aufgrund der positiven Erfahrungen ihrer Mitarbeiter mit Videokonferenzen leichter zugänglich.
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