Was bedeutet die COVID-19-Zeit für jemanden, dessen Kernfokus es ist, Menschen zu verbinden, um Städte und zukünftige Büros für große Unternehmen wie Vrumona und Heineken zu gestalten? Wir haben Ruben Lentz von BLOC, interviewt, der sich selbst als Urbanist mit einer Leidenschaft für zukunftsfähige Städte, kreative Prozesse und neue Technologien beschreibt. Was sind seine Erfahrungen und Hoffnungen für die Zukunft, wenn es um Zusammenarbeit, hybrides Arbeiten und die Rolle des Büros in der Zukunft geht?
Kannst du kurz erklären, was ein Urbanist ist?
"Es ist eigentlich eine Kombination aus einem Stadtdesigner und einem Stadtplaner. Ich bin wirklich fasziniert von all den Prozessen, die in einer Stadt stattfinden, zum Beispiel wie der Fluss von Geld, Energie und Nahrung funktioniert. Mein Hauptaugenmerk liegt darauf, Menschen zusammenzubringen und dafür zu sorgen, dass sie sich zusammentun oder gemeinsam in etwas investieren, indem ich bestimmte Interessen und Wünsche in einen konkreten Plan übersetze."
Wie blickst du in diesem Licht auf die vergangenen 12+ Monate zurück - was waren die Herausforderungen und was hast du gelernt?
"Es war absolut herausfordernd, da unser Kernfokus darauf liegt, Menschen zu verbinden. Durch COVID ist das plötzlich weggefallen, was ein ziemlicher Schock war. Am Anfang war meine größte Angst, ob wir unsere Arbeit überhaupt fortsetzen können. Ziemlich schnell haben wir gemerkt, dass diese Angst nicht wirklich berechtigt war, denn das Arbeiten von zu Hause aus hat sich tatsächlich als förderlich herausgestellt. Es hat sogar eine ganze Reihe von Vorteilen.
Dann stießen wir auf ein ganz anderes Problem, denn die Leute wurden fast zu produktiv. Wir arbeiteten alle wirklich hart an unseren eigenen Projekten und die Arbeitstage wurden länger. Mittlerweile fehlt es auch an Spontaneität, denn es gibt keine unerwarteten, informellen Begegnungen mehr wie den Smalltalk an der Kaffeemaschine.
Am Ende stellte sich heraus, dass die größte Herausforderung tatsächlich darin besteht, dass wir die nicht-funktionale Verbindung zueinander vermissen. Als Reaktion darauf haben wir viel mehr 'Miteinander' in der Firma geschaffen. Jetzt beginnen wir jeden Tag mit einem kurzen gemeinsamen Stand-up und besprechen, woran wir gerade arbeiten und wie wir uns gegenseitig helfen können."
Und nimmst du persönlich etwas Positives daraus mit?
"Ja, das gestiegene Maß an Vertrauen. Ich glaube wirklich, dass die meisten Menschen hart arbeiten, motiviert durch sich selbst. Sie arbeiten eigentlich eher zu hart als nicht hart genug. Das schafft eine neue Art von Freiheit, um zu definieren, was für jeden am besten passt und das muss nicht unbedingt sein, von 9 bis 5 an einem bestimmten Ort zu sein. Meiner Meinung nach wird das Büro nicht mehr ein Ort sein, an dem kontrolliert wird, ob die Leute arbeiten, sondern viel mehr ein Ort, an dem man sich absichtlich trifft. Zum Beispiel um Ideen zu erarbeiten oder sich als Team besser kennenzulernen."
Hast du Tipps aus eigener Erfahrung, wie man erfolgreich auf Distanz zusammenarbeiten kann?
"Ich denke, es geht vor allem darum, sich gegenseitig Hilfe anzubieten und buchstäblich Raum dafür zu schaffen. Es geht zum Teil darum, sich einfach Zeit dafür zu nehmen, das kann ein tägliches Stand-up sein oder ein wöchentliches Meeting oder einfach Einzelgespräche. Auf der anderen Seite gibt es auch einen kulturellen Teil. Ich glaube, es ist wichtig, dass es viel normaler wird, Schwächen zu zeigen. Dass man sich traut zu sagen: 'Es wird mir wirklich zu viel. Kannst du mir helfen?'."
Mit Blick auf das Jetzt und die Zukunft - du arbeitest an "Zukunftsbüros" für Heineken, Vrumona und andere. Wie ist deine Herangehensweise bei der Entwicklung einer neuen Bürostrategie mit und für Unternehmen?
"Es ist ein bisschen eine offene Tür, aber es ist wirklich entscheidend, mit den Menschen zu sprechen, die dort arbeiten werden. In der Vergangenheit war es sehr logisch, dass das Management eines Unternehmens bestimmte Speerspitzen und Ambitionen zum Beispiel im Bereich der Produktivität oder der Gesundheit gesetzt hat.
Wenn man die Menschen in der Organisation fragt, was ihnen in ihrem Homeoffice besser gefällt, bekommt man tatsächlich eine Menge relevanter Informationen. Antworten sind zum Beispiel: 'Ich habe hier besseres Licht, ich habe hier besseren Kaffee, ich kann tagsüber Sport machen.' Die Leute entscheiden sich in der Regel nicht für die Tischtennisplatte oder dafür, jeden Tag um 16 Uhr mit der Arbeit aufzuhören, sondern eher dafür, tagsüber Sport zu treiben oder sich gesünder zu ernähren.
Meiner Meinung nach muss man diese Fragen wirklich stellen und die Antworten sehr ernst nehmen. Natürlich ist das auch eine große Herausforderung, denn es werden alle möglichen Dinge dabei herauskommen. Manche Dinge sind sehr teuer oder schwieriger zu integrieren, weil sie Auswirkungen auf andere Aspekte haben. Man muss also eine Auswahl treffen und am Ende zu den Entscheidungsträgern zurückkehren, aber man muss diese Konversation zuerst beginnen."
Nach mehr als einem Jahr COVID-19 und aufgrund der unvorhersehbaren Natur der Pandemie ist es natürlich schwierig, die Zukunft vorherzusagen, aber was siehst du als die wichtigsten Faktoren, wenn es um Arbeit, Zusammenarbeit und die Rolle des Büros in der Zukunft geht?
"Ich habe eine große Hoffnung und eine große Angst. Ich hoffe, dass das Büro ein Ort wird, an dem Menschen zusammenkommen. Nicht so sehr, um zu zeigen, dass sie arbeiten, sondern einfach, um sich miteinander zu verbinden. Eine wichtige Voraussetzung ist, dass wir das richtig machen und das betrifft ein gesundes Verhältnis zum hybriden Arbeiten. Das ist eine große Herausforderung. Mittlerweile hat jeder die Tools für Videoanrufe und den Austausch von Dateien und so weiter installiert, aber wir müssen trotzdem das hybride Arbeiten in den Büros arrangieren, denn das schafft eine große Flexibilität und Freiheit. Die Erfahrung muss die gleiche sein - egal ob man zu einem Meeting anruft oder ob man physisch anwesend ist.
Meine Vorhersage ist - das ist natürlich bei einer Pandemie immer etwas heikel - dass, sobald die Büros wieder geöffnet sind, alle sehr froh sind, zurückzugehen, die Kollegen wiederzusehen, die neuen Kollegen in echt zu sehen und dass um Weihnachten herum die Leute anfangen werden, sich zu fragen 'warum bin ich eigentlich den ganzen Tag hier?' und 'warum bin ich fünf Tage die Woche hier?'. Ich denke, wir werden dann die guten Dinge aus der aktuellen Situation mitnehmen."
Wenn du über das Büro der Zukunft sprichst, erwähnst du explizit "Raum, Kultur und Technologie"? Kannst du das erklären?
"Beim Raum geht es darum, Räume zu schaffen, die nicht so sehr auf individuelle Arbeit ausgelegt sind, also das klassische Büro, sondern verschiedene Räume mit spezifischen Funktionen zu schaffen. Das wird oft als tätigkeitsbasiertes Arbeiten bezeichnet, das es ermöglicht, den Raum zu wählen, der am besten zu der geplanten Tätigkeit passt. Das bedeutet, dass der Raum wirklich auf die Bedürfnisse der Nutzer abgestimmt ist und sich auch an einen bestimmten Nutzer anpassen lässt.
In der Kultur geht es sehr stark um die Gleichberechtigung zwischen online und offline und die optimale Integration der Aktivitäten. Dabei sprechen wir auch andere Probleme an, die schon am Arbeitsplatz vorhanden waren, wie zum Beispiel Diskriminierung. Dass wir auch dort für mehr Gleichberechtigung sorgen. Das ist ein sehr kompliziertes Thema, aber ich denke, es ist ein sehr wichtiges.
Bei Technologie geht es wirklich um Technologie, die den Nutzern dient und sie erleichtert. Nicht so sehr, indem man mehr Funktionen hinzufügt, sondern indem man es logischer macht und den Menschen den ganzen Tag erleichtert. Es muss wirklich einfach sein, Informationen zu teilen und sich mit anderen Menschen zu verbinden."
Diese aktivitätsorientierte Bürogestaltung klingt tatsächlich nach einer großen Investition. Nehmen wir an, ich wäre ein Facility Manager mit einem begrenzten Budget in einem mittelständischen Unternehmen und wollte auch mein Büro optimal auf die große Rendite vorbereiten. Wie würde dein Rat lauten?
"Konzentriere dich auf Kollaboration und nicht auf den alten Standard, den Mitarbeitern einfach einen Schreibtisch zur Verfügung zu stellen, an dem sie arbeiten können. Schaffe einige Settings, die perfekt für hybride Meetings sind. Richte einen Besprechungsraum als Café ein und stelle dort eine gute Kaffeemaschine auf und kaufe ein paar aktive Möbel. Konzentriere dich wirklich auf die Besprechungsräume und darauf, was die Leute brauchen, um sich miteinander zu verbinden und Informationen auszutauschen."
Für euch selbst - welche Rolle spielt die Visualisierung auf dem Weg von der Idee zum Konzept zum Plan? Wie funktioniert das für euch?
"Visualisierung ist ein sehr großer Teil. Entscheidend sogar. Wir versuchen wegzukommen von der Arbeit in festen, linearen Dokumenten und arbeiten viel mehr mit Präsentationen und Whiteboards. Sowohl digital als auch physisch. Wir stehen oft am Anfang eines Projektes, wenn wir mit der Konzeptentwicklung beginnen. Man muss immer vorsichtig sein, wie man Dinge aufzeichnet. Es besteht immer die Gefahr, dass man die Dinge zu schnell im Detail in einem Dokument festhält, bevor man sich eigentlich auf das große Ganze geeinigt hat. Das ist der Grund, warum wir zuerst mit der Visualisierung des Hauptkonzepts beginnen, bevor wir uns an die Details machen."
Und dann die letzte Frage - gibt es noch etwas, das du gerne erwähnen möchtest?
"Ich denke, das Wichtigste ist, dass sich viele Leute danach sehnen, wieder ins Büro zu gehen und sich wiederzusehen. Einfach um sich zu treffen, sozusagen. Natürlich kann man das nicht komplett nachholen, aber wir müssen nicht in die alte Situation zurückkehren. Mein Rat wäre, dass du dir auch aufschreibst, was dir an dieser Zeit gefällt. Ich glaube, das funktioniert sehr gut."