20 Mai 2021   587   3 min

Back to Office: Meetingräume neu denken

Während vor COVID-19 der Großteil der Büroarbeiter im Büro arbeitete, arbeiten jetzt die meisten von ihrem Home-Office aus. Aber wie sieht die Zukunft aus? Höchstwahrscheinlich werden wir ein Hybridmodell sehen, bei ein Mix aus der Arbeit am Standort und im Home-Office stattfindet - und dieser Mix fällt pro Unternehmen und sogar pro Mitarbeiter unterschiedlich aus.

Dies hat natürlich auch einen großen Einfluss auf die Büroeinrichtung, da sich auch der Grund für den Gang ins Büro ändert. Im neuen hybriden Modell werden Berufstätige in erster Linie ins Büro gehen, wenn es die Tätigkeit verlangt, z.B. um sich mit anderen zu treffen und mit ihnen zusammenzuarbeiten. Die Arbeit im Büro wird viel stärker tätigkeitsbezogen sein, was auch zu neuen Anforderungen an Meetingräume führt.

 

Meetingräume

In den meisten Büros gibt es drei Arten von Besprechungsräumen: große Besprechungsräume, kleine Besprechungsräume und offene Besprechungsflächen. Obwohl Meetingräume im Normalfall bereits gut ausgestattet sind, ist es wahrscheinlich, dass die vorhandenen Besprechungsräume angepasst werden müssen, um die neue aktivitätsbasierte, hybride Arbeitsweise optimal zu ermöglichen. Hier sind unsere Tipps, was Sie tun können, um sicherzustellen, dass Ihre Besprechungsräume bereit und zweckdienlich sind, sobald Mitarbeiter ins Büro zurück beginnenkehren.

Es entscheidend, dass Sie anfangen, Ihre Besprechungsraumkonzepte zu überdenken. Dazu müssen zwei dringende Fragen beantwortet werden:

Was wollen die Mitarbeiter während ihres Tages im Büro tun und erreichen?
Was wird benötigt, um die Zusammenarbeit in großen, kleinen und offenen Besprechungsräumen optimal zu ermöglichen?

 

Denken Sie Räume neu

Abhängig von den Antworten auf diese Fragen ist es ratsam, einen Blick auf die vorhandenen Räume in Ihrem Büro zu werfen, um zu prüfen, inwieweit sie bereits die Zusammenarbeit erleichtern - für Teams vor Ort und Teams, die remote arbeiten. Sie können sich zum Beispiel folgende Fragen stellen:

Gibt es genügend Räume, in denen ein kreatives Brainstorming, einen Workshop oder ein Projektmeeting abgehalten werden kann? Gibtr es Möglichkeiten Kollegen, die aus der Ferne arbeiten, jederzeit zu (Team-)Meetings hinzuziehen? Gibt es auch Besprechungsräume, die anders genutzt werden könnten, z.B. als Inhouse-Studio für Webinare und Remote-Präsentationen?

Oder gibt es Orte in Ihrem Büro, die sich perfekt als flexible, offene Besprechungsräume eignen würden? Zum Beispiel in Ihrem Showroom oder in der Nähe der Kaffeemaschine? Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, diese Räume attraktiver und für Brainstorming-Sitzungen oder Stand-Up-Meetings geeignet zu machen?

Checklist

Wenn Sie beginnen, Ihre Besprechungsräume zu überdenken und neu zu gestalten, ist es ratsam, zunächst die verschiedenen Aktivitäten und Gruppengrößen zu betrachten, die ermöglicht werden müssen, und dann auch die folgenden Hauptanforderungen zu berücksichtigen:

  • Wohlbefinden: Sorgen Sie dafür, dass sich Meetingteilnehmer wohlfühlen und denken Sie an Lösungen, die Social Distancing ermöglichen
  • Flexibilität: Schaffen Sie Räume, die auf unterschiedliche Nutzerbedürfnisse reagieren und sich anpassen können
  • Werkzeuge: Ermöglichen Sie es, damit Teams ihr Bestes geben können
  • Konnektivität: Machen Sie nahtlose Verbindungen zu Menschen, die an anderen Orten arbeiten, möglich
  • Akustik: Achten Sie auf die Akustik der Besprechungsräume

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