Zoals we in onsvorige artikel hebben besproken, is waar en hoe we werken drastisch veranderd door COVID-19. Velen van ons werden gedwongen om in een mum van tijd hun thuiskantoor op te zetten en fulltime vanuit huis te werken. Als gevolg daarvan realiseerden velen van ons zich al snel dat samenwerken met anderen en het bereiken van maximale productiviteit een uitdaging kan zijn bij thuiswerken. Het heeft natuurlijk ook heel wat voordelen: kortere reistijd, besparing op gas of gewoon het comfort van thuis zijn. Aan de andere kant hebben veel externe werknemers het moeilijk, doordat ze snel afgeleid worden. Hoe zorgt u ervoor dat u uw thuiskantoor instelt voor optimale productiviteit? Hier zijn 5 waardevolle tips die u gemakkelijk kunt toepassen in uw thuiskantoor:
1. Creëer een "happy (work) place"
Een ongeorganiseerde werkplek kan afleidend zijn en het moeilijk maken om uw op de to-do's te concentreren. Daarom is de eerste stap een goed georganiseerde en ingerichte werkplek. Daarnaast is het erg belangrijk dat u tevreden bent met uw werkplek. Verander de werkplek in een prettige en inspirerende werkomgeving waar u graag tijd doorbrengt. Denk aan inspirerende quotes, mooie kunstwerken, planten of plaatjes aan de muur of op een bureau. Een gelukkige plek verbetert de productiviteit. Wist u dat u ook een inspirerende quote of afbeelding op een whiteboard kunt printen? Met een op maat gemaakt whiteboard kan u uw creativiteit uiten en tegelijkertijd een inspirerende werkplek hebben.
Een prettige werkplek betekent natuurlijk ook een ergonomische werkplek. Een juiste bureaustoel en bureau staan hierbij centraal. Veel bedrijven stellen hun kantoormeubilair beschikbaar als meubel voor gebruik in het thuiskantoor. Kies dan voor deze optie: Is er keuze in bureaus? Ga dan voor een in hoogte verstelbaar bureau. Hierdoor verandert u gemakkelijk van houding gedurende de dag.
2. Verbeter uw vicon ervaring
Wanneer uw werk uit regelmatig telefoon- of videogesprekken bestaat, is het belangrijk dat het geluid op zijn best is en dat u goed verstaanbaar bent. Er zijn verschillende manieren om de akoestiek in een ruimte te verbeteren. Dit kan u verbeteren door een tapijt in uw werkruimte te leggen of door de muren te bekleden met geluidsabsorberende materialen. U kan bijvoorbeeld een mooie combinatie kiezen tussen whiteboards en akoestische prikborden. Terwijl afleidende geluiden worden geabsorbeerd, kan u tegelijkertijd uw creativiteit loslaten op de muur.
Een andere mogelijkheid om de beleving tijdens vicons te verbeteren is om een koptelefoon te gebruiken in combinatie met een ingebouwde microfoon. Er is niets vervelender dan niet goed verstaanbaar te zijn tijdens het voeren van (video) oproepen. Bij gebruik van een headset worden achtergrondgeluiden en een echo grotendeels geabsorbeerd. Als u een groeps-videogesprek hebt, is de beste optie dat alle deelnemers die niet spreken hun microfoons dempen. Hierdoor heeft u minder storende achtergrondgeluiden en wordt de spreker beter verstaanbaar.
3. Maak uw hoofd leeg door te visualiseren
Stel u voor: terwijl u aan het werk bent, bedenkt u een briljant idee voor een project. Dit idee wilt u natuurlijk meteen uitwerken en visualiseren. Maar wat ontbreekt er in het thuiskantoor? Een whiteboard! Een whiteboard is niet alleen handig om te visualiseren tijdens het werk, maar ook als u staand aan het telefoneren bent en dingen wilt opschrijven. Heeft u niet genoeg ruimte voor een whiteboard aan de muur in uw huis? Dan moet u absoluut Magic-Chart proberen, de perfecte oplossing voor een flexibele werkplek thuis. Hij plakt eenvoudig op elke vlakke ondergrond en kan gemakkelijk (zonder sporen) verplaatst en verwijderd worden wanneer u klaar bent.
Door gebruik te maken van een dagelijkse planning met "to-do's" kan een prettige en productieve (thuis) werkplek worden gecreëerd. Het letterlijk afvinken van taken kan u aan het eind van de dag een voldaan en voltooid gevoel geven. U sluit de dag af met een heldere en opgeruimde geest, wat echt kan helpen om stress uit te schakelen na het werk.
In plaats van papier te gebruiken, kan u ook een uitwisbaar oppervlak overwegen, zoals een whiteboard, om uw planning en to-do's eindeloos te visualiseren. Door bijvoorbeeld WOODEN accessoires toe te voegen, blijft uw bureau opgeruimd en netjes.
4. Vind de juiste balans tussen thuis en werk
Na het werk snel even de laptop openen om een mail te beantwoorden of een presentatie af te maken. Herkenbaar? Thuiswerken vergroot de kans dat u na het werk de laptop terug openklapt. Dit is iets anders dan uw laptop dichtklappen op kantoor, naar buiten lopen en het kantoorpand achter u laten. Hoe vindt u de juiste balans tussen thuis en werk? Creëer een vaste werkplek in huis zodat u letterlijk de deur kan sluiten als u klaar bent.
Mocht u niet de luxe hebben om van een aparte kamer een thuiskantoor te maken, dan is het toch aan te raden om de flexibiliteit op werkplekken te beperken om een goede balans tussen werk en privé te krijgen. Hoewel het misschien verleidelijk is om uw laptop en notities gewoon de hele tijd op de (keuken) tafel te laten liggen, kan het veel helpen om van een flexibel thuiskantoor na het werk weer een gezellige plek te maken. Door de juiste flexibele visualisatietools te gebruiken, is het gemakkelijk om het werk uit het zicht te verplaatsen als u klaar bent. Denk bijvoorbeeld aan zelfklevende whiteboardfolies: verander elk oppervlak in een visualisatie-oppervlak wanneer u maar wilt en verplaats het wanneer u rond bent met het werk.
5. Neem pauze en onderhoud sociale contacten met collega's
Thuiswerken betekent natuurlijk weinig fysiek contact met collega's. U komt elkaar niet tegen in de gang, op weg naar de koffieautomaat of tijdens de lunchpauzes. Thuis raakt u gemakkelijk verstrikt in het werk, vergeet u de sociale contacten en praat u meer tegen uw laptop dan met collega's. Het is daarom des te belangrijker dat u sociale chats inplant. Heeft u een afspraak met een van uw collega's? Plan de vergadering een half uur eerder in en begin uw vergadering om bij te praten. Heeft u niet veel vergaderingen? Plan dan regelmatig een half uurtje met een van uw collega's, organiseer wekelijks een TGIF- (Thank God It’s Friday)chat of plan af en toe een virtuele game avond.
Last but not least: vind de juiste balans tussen werk en ontspanning. Raak niet overbelast door het werk. Neem regelmatig een pauze! Ga naar buiten voor een wandeling, lees een goed boek en ga dan weer vol moed aan het werk. Bent u op zoek naar meer manieren om de productiviteit in het thuiskantoor te verhogen? Richt uw thuiskantoor in met deze onmisbare functionele en stijlvolle oplossingen.
